Privacybeleid

1.1. Jouw privacy

Muziekvereniging de Toekomst hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop muziekvereniging de Toekomst informatie gegevens verwerkt van leden, sponsoren, deelnemers voor gastoptredens en andere personen waarmee muziekvereniging de Toekomst een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt muziekvereniging de Toekomst zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van haar relaties is muziekvereniging de Toekomst. In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor muziekvereniging de Toekomst je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die muziekvereniging de Toekomst uitvoert, verzamelt en verwerkt muziekvereniging de Toekomst persoonsgegevens van de relatie:

  1. Wanneer de relatie lid van muziekvereniging de Toekomst is/wordt:
    - Voor het verwerken van de contributie.
    - Voor het informeren over repetities, optredens, agenda, lief en leed van leden (alleen opeigen verzoek), verenigingsinformatie en wijzigingen.
    - Voor het versturen van een kaartje bij lief en leed.
     
  2. Wanneer de relatie vrijwilliger van muziekvereniging de Toekomst is/wordt:
    - Voor het eventueel uitbetalen van onkosten.
    - Voor het informeren over verenigingsnieuws.
    - Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
     
  3. Wanneer de relatie sponsor van muziekvereniging de Toekomst is/wordt:
    - Voor het verwerken van sponsorbedragen.
    - Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
    - Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    - Voor het vermelden op de website.
    - LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
     
  4. Wanneer de leverancier van muziekvereniging de Toekomst is/wordt:
    - Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door muziekvereniging de Toekomst.
    - Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
    - LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
     
  5. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van muziekvereniging de Toekomst:
    - Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
     
  6. Wanneer de relatie meedoet aan een evenement georganiseerd door muziekvereniging de Toekomst:
    - Voor het verwerken van de contributie.
    - Voor het informeren over repetities, optredens en wijzigingen.
    - Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
     
  7. Wanneer de relatie contact opneemt met muziekvereniging de Toekomst via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
    - Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de bestuursleden en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De dirigent van het orkest mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven. Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de  relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is muziekvereniging de Toekomst wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.

1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen

  • Rekeningnummer
  • Voornaam
  • Naam
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Geboortedatum
  • Emailadres
  • Lid per

1.4 Administraties

Muziekvereniging de Toekomst voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

  • Website en Facebook
  • Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren en Vrienden van muziekvereniging de Toekomst vast te leggen
  • Contributieadministratie voor innen van contributie
  • Salarisadministratie dirigent

1.5. E-mail

Muziekvereniging de Toekomst verstuurt informatie via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door te antwoorden op de e-mail.

1.6. Foto’s en video’s

Gedurende repetities, concerten en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze fotograaf. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van muziekvereniging de Toekomst of social media worden geplaatst. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar orkestdetoekomst@gmail.com onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

Muziekvereniging de Toekomst heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat muziekvereniging de Toekomst hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met muziekvereniging de Toekomst via orkestdetoekomst@gmail.com met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. Muziekvereniging de Toekomst zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft muziekvereniging de Toekomst geen verantwoordelijkheid, tenzij door muziekvereniging de Toekomst zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar orkestdetoekomst@gmail.com met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.

Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wilt je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via orkestdetoekomst@gmail.com.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

Muziekvereniging de Toekomst laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media

Muziekvereniging de Toekomst gaat graag, via het web en (eigen) socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Muziekvereniging de Toekomst volgt actief hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals Facebook en Instagram. Hierbij spant muziekvereniging de Toekomst zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. Muziekvereniging de Toekomst behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, muziekvereniging de Toekomst (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. Muziekvereniging de Toekomst is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met muziekvereniging de Toekomst via orkestdetoekomst@gmail.com.

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen muziekvereniging de Toekomst, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruik maken van communicatiemiddelen waarop muziekvereniging de Toekomst geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid.

1.11. Websites van muziekvereniging de Toekomst en andere websites

Op de websites van muziekvereniging de Toekomst tref je een aantal links aan naar andere websites. Muziekvereniging de Toekomst draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van muziekvereniging de Toekomst is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.

2. TENSLOTTE

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze via e-mail richten aan: orkestdetoekomst@gmail.com

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via orkestdetoekomst@gmail.com Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid

Muziekvereniging de Toekomst behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien muziekvereniging de Toekomst een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop muziekvereniging de Toekomst de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van muziekvereniging de Toekomst verantwoordelijk.

Laatste wijzigingsdatum is: 1 februari 2020.

Sponsoren & donaties:

het ING Nederland fonds voor Medewerkers
het Coöperatiefonds van de Rabobank Kop van Noord-Holland